Organiser vos événements avec succès

Stage pratique : 2 jours

1.    Participants

Cette formation s’adresse aux assistants et assistants de direction et toute personne souhaitant développer leurs compétences dans l’organisation d’événements

2.    Pré-requis

Aucune connaissance particulière

3.    Programme

Ce stage propose une démarche pour organiser avec efficacité vos événements professionnels et travailler en « mode projet » afin d’en garantir la réussite et vous faire reconnaître comme organisateur et gestionnaire.

4.    Objectifs pédagogiques

  • Cadrer les enjeux de l’événement professionnel
  • Organiser l’événement en mode projet
  • Coordonner les parties prenantes à l’événement
  • Garantir le suivi et la maîtrise du projet
  • Définir la communication de l’événement

5.    Travaux pratiques

Pédagogie active : auto-diagnostic, exercices de communication, mises en situation suivies de débriefing collectif, échanges interactifs.

Pédagogie digitale : présentation et utilisation d’outils digitaux

6.    Programme de la formation

Comprendre les enjeux d’un événement professionnel

  • Identifier les différents types d’événements professionnels
  • Discerner les enjeux stratégiques d’un événement professionnel
  • Comprendre les rôles et missions de l’assistant(e) dans l’organisation de l’événement
  • Analyser la valeur ajoutée de l’assistante dans ce type d’évènement

Exercice : Brainstorming, réflexion en binôme et sous-groupe, partage de pratiques

Organiser un événement professionnel en « mode projet »

  • Connaître et comprendre le « mode projet »
  • Repérer les clés de réussite d’un projet : objectifs, délais, budget
  • Poser le cadre du projet : contexte, besoins, ressources
  • Identifier les facteurs garantissant le succès du projet
  • Utiliser une méthodologie d’analyse pour atteindre le résultat attendu

Exercice : Réalisation d’une étude de cas fil rouge en sous-groupe autour de différents événements professionnels

Négocier avec les prestataires et proposer une organisation cohérente

  • Élaborer une organisation en cohérence avec les facteurs du succès
  • Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget
  • Construire un outil d’aide à la décision pour le responsable
  • Présenter une proposition d’organisation au responsable
  • Soumettre des recommandations et confirmer ses talents d’organisateur

Exercice : Étude de cas fil rouge : présenter sa proposition, bien négocier.

Suivre et maîtriser l’événement professionnel

  • Surveiller les délais et le budget, clés de réussite de l’événement
  • Bâtir et suivre le budget de l’événement professionnel
  • Créer un rétro-planning des actions à mener
  • Contrôler, être alerte et montrer ses talents de gestionnaire

Exercice : Étude de cas fil rouge : construire un budget et un rétro-planning.

Communiquer autour de l’événement professionnel

  • Identifier les objectifs de la communication
  • Choisir les supports de communication selon le type d’événement
  • Rédiger des supports efficaces pour attiser l’intérêt des invités
  • Être créatif et révéler vos talents de communicant

Exercice : Réflexion en binôme et en sous-groupe, élaboration des bonnes pratiques et création de supports.

Établir un plan d’actions personnel

  • Définir ses objectifs d’amélioration, définir et formaliser les actions à mettre en œuvre
  • Poser des jalons en termes de temps et s’engager sur des délais

Exercice individuel : rédaction de son plan d’actions concret

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