Stage pratique : 2 jours
1. Participants
Cette formation s’adresse aux assistants et assistants de direction et toute personne souhaitant développer leurs compétences dans l’organisation d’événements
2. Pré-requis
Aucune connaissance particulière
3. Programme
Ce stage propose une démarche pour organiser avec efficacité vos événements professionnels et travailler en « mode projet » afin d’en garantir la réussite et vous faire reconnaître comme organisateur et gestionnaire.
4. Objectifs pédagogiques
- Cadrer les enjeux de l’événement professionnel
- Organiser l’événement en mode projet
- Coordonner les parties prenantes à l’événement
- Garantir le suivi et la maîtrise du projet
- Définir la communication de l’événement
5. Travaux pratiques
Pédagogie active : auto-diagnostic, exercices de communication, mises en situation suivies de débriefing collectif, échanges interactifs.
Pédagogie digitale : présentation et utilisation d’outils digitaux
6. Programme de la formation
Comprendre les enjeux d’un événement professionnel
- Identifier les différents types d’événements professionnels
- Discerner les enjeux stratégiques d’un événement professionnel
- Comprendre les rôles et missions de l’assistant(e) dans l’organisation de l’événement
- Analyser la valeur ajoutée de l’assistante dans ce type d’évènement
Exercice : Brainstorming, réflexion en binôme et sous-groupe, partage de pratiques
Organiser un événement professionnel en « mode projet »
- Connaître et comprendre le « mode projet »
- Repérer les clés de réussite d’un projet : objectifs, délais, budget
- Poser le cadre du projet : contexte, besoins, ressources
- Identifier les facteurs garantissant le succès du projet
- Utiliser une méthodologie d’analyse pour atteindre le résultat attendu
Exercice : Réalisation d’une étude de cas fil rouge en sous-groupe autour de différents événements professionnels
Négocier avec les prestataires et proposer une organisation cohérente
- Élaborer une organisation en cohérence avec les facteurs du succès
- Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget
- Construire un outil d’aide à la décision pour le responsable
- Présenter une proposition d’organisation au responsable
- Soumettre des recommandations et confirmer ses talents d’organisateur
Exercice : Étude de cas fil rouge : présenter sa proposition, bien négocier.
Suivre et maîtriser l’événement professionnel
- Surveiller les délais et le budget, clés de réussite de l’événement
- Bâtir et suivre le budget de l’événement professionnel
- Créer un rétro-planning des actions à mener
- Contrôler, être alerte et montrer ses talents de gestionnaire
Exercice : Étude de cas fil rouge : construire un budget et un rétro-planning.
Communiquer autour de l’événement professionnel
- Identifier les objectifs de la communication
- Choisir les supports de communication selon le type d’événement
- Rédiger des supports efficaces pour attiser l’intérêt des invités
- Être créatif et révéler vos talents de communicant
Exercice : Réflexion en binôme et en sous-groupe, élaboration des bonnes pratiques et création de supports.
Établir un plan d’actions personnel
- Définir ses objectifs d’amélioration, définir et formaliser les actions à mettre en œuvre
- Poser des jalons en termes de temps et s’engager sur des délais
Exercice individuel : rédaction de son plan d’actions concret
OBLANCE 