Secrétaire et assistant(e) : les pratiques du métier

Stage pratique : 2 jours

1.    Participants

Cette formation s’adresse aux secrétaires et assistant(e)s

2.    Pré-requis

Aucune connaissance particulière

3.    Programme

Ce stage vous présentera comment mieux vous positionner dans votre environnement professionnel, gérer votre temps et organiser vos tâches, accompagner les changements, tout en construisant des relations efficaces avec votre manager et vos collègues.

4.    Objectifs pédagogiques

  • Comprendre son rôle et ses missions, les attendus de la hiérarchie
  • Gérer le temps et organiser ses tâches
  • Apprendre à éviter les tensions contre-productives
  • Savoir se positionner dans une période de changement et accompagner son équipe
  • Entretenir des relations efficaces

5.    Travaux pratiques

Pédagogie active : autodiagnostic, exercices de communication, mises en situation suivies de débriefing collectif, échanges interactifs.

Pédagogie digitale : présentation et utilisation d’outils digitaux

6.    Programme de la formation

Positionner son rôle d’assistant dans l’organisation

  • Développer la synergie du binôme
  • Identifier les ingrédients d’une collaboration optimale
  • Discerner les freins à une communication efficace
  • Maîtriser les 3 règles d’or de la communication
  • S’affirmer en préservant la relation

Exercice : réflexion en sous-groupe et test sur la communication orale

Gérer votre temps et organiser vos tâches

  • Analyser son organisation
  • Identifier ses voleurs de temps
  • Prioriser ses tâches

Exercice : autodiagnostic et exercice de mise en application de la matrice d’Eisenhower

Accueillir le changement avec souplesse

  • Distinguer les phases du changement
  • Comprendre l’évolution
  • Identifier les émotions dans le changement, les déclencheurs
  • Savoir se positionner

Exercice : atelier en sous-groupe : le processus du changement et les attitudes facilitantes

Entretenir des relations efficaces avec les collègues et la hiérarchie

  • Savoir dire non sans culpabiliser
  • Faire passer un message délicat avec diplomatie

Exercice : mise en situation sur les bases de situations vécues par les stagiaires

Établir un plan d’actions personnel et choisir son « coach »

  • Définir ses objectifs d’amélioration, définir et formaliser les actions à mettre en œuvre.
  • Poser des jalons en termes de temps et s’engager sur des délais
  • Choisir son binôme de coaching parmi les stagiaires et planifier les rendez-vous sur le mur digital partagé

Exercice individuel : rédaction de son plan d’actions concret, formation des binômes de coaching et planification des rendez-vous après présentiel

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