Classer utile, rapide et efficace

Stage pratique : 2 jours

1.    Participants

Cette formation s’adresse aux secrétaires et assistants et toute personne amenée à organiser le classement de ses propres dossiers et la gestion de la documentation.

2.    Pré-requis

Aucune connaissance particulière

3.    Programme

Ce stage vous présentera les méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l’information. Il vous permettra d’élaborer un plan de classement et une procédure d’archivage et de mettre en œuvre la réorganisation de la documentation d’un service.

4.    Objectifs pédagogiques

  • Utiliser les méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l’information
  • Choisir une méthode de classement en fonction de l’information et de son usage
  • Organiser et pérenniser son classement que ce soit en version papier ou informatique
  • Mettre en place les procédures de classement et d’archivage

5.    Travaux pratiques

Pédagogie active : auto-diagnostic, exercices de communication, mises en situation suivies de débriefing collectif, échanges interactifs.

6.    Programme de la formation

Définir et comprendre les caractéristiques d’un classement

  • Le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations
  • Les différents outils et méthodes de classement

Exercice : partage d’expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement des documents. Analyses des critères et des outils

Organiser et « faire vivre » son classement

  • Instaurer une logique commune
  • Identifier les principaux effets d’une mauvaise organisation personnelle
  • Rationaliser son espace de travail
  • Réduire les sources de stress liées au temps et à l’organisation

Exercice : Cas d’organisation de classement

Analyser l’information et choisir une méthode de classement

  • Analyser l’information à traiter dans son service
  • Identifier les atouts et contraintes
  • Mettre en œuvre les quatre principes du classement
  • Connaître les différents outils pour une vue globale : To-do-list, carte conceptuelle
  • Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l’entreprise

Exercice : les outils et méthodes du classement

Organiser le classement sur ordinateur

  • Choisir une arborescence claire pour tous
  • Être rigoureux dans le choix des noms de fichiers
  • Utiliser les astuces de rangement sur la messagerie

Exercice : élaboration d’une arborescence

Faciliter l’accès de tous à l’information

  • Définir la démarche pour réorganiser le classement existant d’un service
  • Élaborer un plan de classement
  • Faire coïncider le classement papier et informatique
  • Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers

Exercice : Auto-diagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place

Instaurer des procédures de classement et d’archivage

  • Identifier l’emprunteur et l’utilité de la fiche
  • Déterminer une procédure de reclassement : qui, où, comment ?
  • Définir les modalités de gestion des documents. Procédure de sécurité
  • Connaître la durée légale de conservation des documents

Établir un plan d’actions personnel

  • Définir ses objectifs d’amélioration, définir et formaliser les actions à mettre en œuvre
  • Poser des jalons en termes de temps et s’engager sur des délais

Exercice individuel : rédaction de son plan d’actions concret

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