Assistant(e) de direction : devenir partenaire

Stage pratique : 2 jours

1.    Participants

Cette formation s’adresse aux secrétaires et assistants

2.    Pré-requis

Aucune connaissance particulière

3.    Programme

Ce stage vous permettra de gagner en assertivité et en efficacité en développant votre sens de l’organisation et des priorités, proactivité, facilité à communiquer, esprit d’analyse et de synthèse.

4.    Objectifs pédagogiques

  • Gérer ses priorités en synergie avec celles de sa direction
  • Être force de proposition pour un fonctionnement optimal du binôme assistant(e) de direction / directeur
  • Prendre de la hauteur pour jouer pleinement son rôle de relais d’information
  • Agir auprès des équipes en tant qu’interlocuteur efficace et reconnu

5.    Travaux pratiques

Pédagogie active : auto-diagnostic, exercices de communication, mises en situation suivies de débriefing collectif, échanges interactifs.

Pédagogie digitale : présentation et utilisation d’outils digitaux

6.    Programme de la formation

Se situer dans son métier

  • Clarifier les finalités de son poste, son rôle, sa fonction
  • Définir ses marges de manœuvre
  • Clarifier ses missions
  • Connaître les valeurs et la culture d’entreprise

Exercice : Réflexion en sous-groupe sur le périmètre des missions

Renforcer la synergie assistant/manager

  • Définir les attentes et les contributions réciproques
  • Évaluer son mode de communication et savoir s’y adapter
  • Établir une relation de confiance et savoir l’entretenir
  • S’affirmer en osant, en sachant dire

Exercice : Auto-diagnostic, analyse en binôme

Améliorer son organisation personnelle

  • Distinguer l’urgent et l’important : prioriser
  • Anticiper les besoins de son manager
  • Planifier les activités
  • Repérer les activités chronophages,

Exercice : Étude de cas en sous-groupe, mise en pratique des outils et méthodes

Se positionner en relais

  • Être l’interface entre clients internes, externes/manager
  • Recevoir, écouter et traiter les demandes
  • Informer et s’informer
  • Écouter, être assertif, créer de la confiance,
  • Prendre efficacement un message : question, reformulation, synthèse.
  • Argumenter et convaincre.

Exercice : mise en situation

Entretenir des relations efficaces avec les collègues et la hiérarchie

  • Savoir dire non sans culpabiliser
  • Faire passer un message délicat avec diplomatie

Exercice : mise en situation sur les bases de situations vécues par les stagiaires

Établir un plan d’actions personnel et choisir son « coach »

  • Définir ses objectifs d’amélioration, définir et formaliser les actions à mettre en œuvre.
  • Poser des jalons en termes de temps et s’engager sur des délais
  • Choisir son binôme de coaching parmi les stagiaires et planifier les rendez-vous sur le mur digital partagé

Exercice individuel : rédaction de son plan d’actions concret, formation des binômes de coaching et planification des rendez-vous après présentiel